PCS-Checkliste für Konferenzen und Veranstaltungen
Hier finden Sie eine hilfreiche und sehr umfassende Checkliste, die Ihnen die Planung einer Konferenz erleichtern soll.
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Veranstaltung:
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Veranstaltungsort:
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von:
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bis:
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Allgemeines |
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| Zielsetzung Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe |
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| Leitungskreis bilden Evtl. in Untergruppen aufteilen |
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| Größe der Veranstaltung festlegen |
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| Versammlungsstättenverordnung einsehen |
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| Finanzierungsplan festlegen |
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| Termin frühzeitig festlegen (Andere Veranstaltungen, Messen, Feiertage und Urlaubszeiten beachten) |
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| Themen/Inhalte festlegen |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Art der Veranstaltung |
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| Einzelvortrag |
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| Vortragsreihe |
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| Seminar |
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| Arbeitskreis |
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| Arbeitsgruppen |
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| Podiumsdiskussion |
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| Filmreihe |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Redner/Referent frühzeitig anfragen |
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| Welche Referenten? |
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| Welche Kosten? |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Ort und Räume festlegen |
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| Tagungsräume |
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| Nebenräume, Workshopräume |
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| Tagungsbüro |
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| Raum für Dia-Annahme |
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| Ausstellungsräume |
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| Ruheräume |
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| Sanitätsräume, Erste Hilfe |
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| Garderobe |
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| Toiletten |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Bestuhlung (Beispielseite mit Abbildungen) |
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| Theaterbestuhlung (theaterstyle) |
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| Parlamentarische Sitzordnung (classroom) |
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| Fischgrätenform (chevronstyle) |
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| Blocktafel (conferencestyle) |
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| Bankettbestuhlung (round tables) |
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| Carré-Form (hollow square) |
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| Die U-Form (U-shape) |
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| E-Form (E-shape) |
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| T-Form (T-shape) |
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| Cocktailempfang mit Stehtischen (cocktail-style) |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Raumplanung Sonstiges |
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| Vorstand |
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| Podium (evtl. auf Podest?) |
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| Sitzordnung planen |
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| Platz-Namensschilder (beidseitig bedrucken!) |
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| Tanzfläche |
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| Laufsteg |
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| Verdunklungsmöglichkeiten |
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| Ablagetische (z.B. bei Overhead) |
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| Ortsbesichtigung (mit Bankett, Catering, Technikfirmen…) |
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| Verträge abschließen |
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| Generalprobe und/oder Raumabnahme |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Eckdaten festlegen |
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| Beginn der Veranstaltung |
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| Aufbauzeiten |
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| Generalprobe |
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| Einlass |
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| Programmgestaltung |
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| Abbau |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Technische Hilfsmittel |
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| Visuelle Medien |
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| Flipchart (Stifte) |
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| Overheadprojektor (Folien) |
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| Diaprojektor (ab 500 W: Dias im Glasrahmen!) |
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| Filmprojektor |
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| Video-/Datenprojektion |
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| Leinwand |
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| Laserpointer |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Audiotechnik |
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| Beschallung |
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| Lautsprecher |
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| Mikrofone |
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| Drahtlose Mikrofone |
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| Mikrofonkette/Diskussionsanlage |
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| Dolmetscheranlage |
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| Abstimmanlage |
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| Kassettenrecorder, DAT, CD-Audio, MP3, steno-s (Mitschnitt der Konferenz) |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Tagungstechnik |
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| Telefon |
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| Telefax |
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| Internet-Zugang |
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| Fotokopierer |
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| Computer mit Datenbank |
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| Funkanlage (für Organisation + Technik) |
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| Anschluss 230 Volt (Verlängerungskabel) |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Raumausstattung |
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| Rednerpult |
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| Blumengestecke |
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| Tischdekoration |
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| Stellwände |
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| Firmenlogos |
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| Fahnen |
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| Musik |
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| Präsente |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Sonstiges |
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| Tagungsbüro |
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| Empfang |
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| Kasse (Seminargebühr, Teilnehmergebühr) |
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| Hostessen |
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| Garderobe |
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| Dia-Annahme |
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| Journalisten |
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| Fotografen |
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| Kindergarten |
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| Art der Nacharbeit planen |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Einladeaktion |
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| Persönliche Einladung |
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| Mailings |
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| Infostand |
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| Pressekonferenz |
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| Zeitung |
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| Fachzeitschriften |
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| Rundfunk |
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| Fernsehen |
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| Handzettel |
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| Plakate (Meldepflicht bis 1 m² beim Ordnungsamt, über 1 m² beim Bauamt) |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Plakatieren bei: |
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| Schulen |
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| Universitäten |
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| Schaufenster |
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| Busse |
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| Straßenbahnen |
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| Autos |
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| Plakattafel |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Informationsmaterial |
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| Info-Brief |
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| Tagungsmappen |
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| Pressemappen |
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| Programm |
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| Aufriss der Referate |
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| Teilnehmerliste |
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| Namensschilder |
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| Notizpapier |
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| Regieplan |
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| Unterlagen für die Dolmetscher und die Technik-Firmen |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Beschilderung |
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| Verkehrslenkung |
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| Außenbeschilderung |
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| Innenbeschilderung |
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| Namensschilder |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Anreise und Unterkunft |
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| Referenten |
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| Mitarbeiter |
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| Teilnehmer |
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| Bildung von Fahrgemeinschaften |
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| Anfahrtsskizze (Angabe von Bahnverbindungen) |
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| Flugzeug |
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| Auto |
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| Bahn |
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| U-Bahn |
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| Straßenbahn |
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| Bus |
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| Taxi |
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| Parkmöglichkeiten |
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| Hotelreservierungen |
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| Einzelzimmer |
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| Doppelzimmer |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Ordnerdienste |
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| Fahrdienst |
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| Parkplatzeinweiser |
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| Sanitätsdienst |
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| Einlasskontrolle |
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| Garderobenpersonal |
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| Bewachungservice |
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Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
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| Bewirtung |
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| Frühstück |
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| Konferenzgetränke |
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| Kaffeepausen |
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| Mittagessen |
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| Begrüßungscocktail |
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| Abendessen |
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| nach oben |
Wird
benötigt |
Ist
bestellt |
Ist
erledigt |
| Rahmenprogramm |
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| Besichtigungen |
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| Werksbesichtigungen |
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| Stadtrundfahrten |
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| Damenprogramm |
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| Kinderprogramm |
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| Theater, Oper |
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| Museum |
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Das Team von PCS wünscht Ihnen für Ihre Veranstaltung
viel Erfolg und gutes Gelingen!
Sonja Dannenbring
Sebastian Gegusch
