PCS-Checkliste für Konferenzen und Veranstaltungen

Hier finden Sie eine hilfreiche und sehr umfassende Checkliste, die Ihnen die Planung einer Konferenz erleichtern soll.

Allgemeines		Raumausstattung
Art der Veranstaltung		Organisation Sonstiges
Redner/Referenten		Einladeaktion
Ort und Räumlichkeiten		Plakatierungen
Bestuhlung		Infomaterial
Eckdaten festlegen		Beschilderung
Visuelle Medien		Anreise und Unterkunft
Audiotechnik		Ordnerdienste
Tagungstechnik		Bewirtung und Rahmenprogramm

Veranstaltung:
Veranstaltungsort:
von:
bis:

	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Allgemeines
Zielsetzung Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe
Leitungskreis bilden Evtl. in Untergruppen aufteilen
Größe der Veranstaltung festlegen
Versammlungsstättenverordnung einsehen
Finanzierungsplan festlegen
Termin frühzeitig festlegen (Andere Veranstaltungen, Messen, Feiertage und Urlaubszeiten beachten)
Themen/Inhalte festlegen
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Art der Veranstaltung
Einzelvortrag
Vortragsreihe
Seminar
Arbeitskreis
Arbeitsgruppen
Podiumsdiskussion
Filmreihe
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Redner/Referent frühzeitig anfragen
Welche Referenten?
Welche Kosten?
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Ort und Räume festlegen
Tagungsräume
Nebenräume, Workshopräume
Tagungsbüro
Raum für Dia-Annahme
Ausstellungsräume
Ruheräume
Sanitätsräume, Erste Hilfe
Garderobe
Toiletten
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Bestuhlung (Beispielseite mit Abbildungen)
Theaterbestuhlung (theaterstyle)
Parlamentarische Sitzordnung (classroom)
Fischgrätenform (chevronstyle)
Blocktafel (conferencestyle)
Bankettbestuhlung (round tables)
Carré-Form (hollow square)
Die U-Form (U-shape)
E-Form (E-shape)
T-Form (T-shape)
Cocktailempfang mit Stehtischen (cocktail-style)
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Raumplanung Sonstiges
Vorstand
Podium (evtl. auf Podest?)
Sitzordnung planen
Platz-Namensschilder (beidseitig bedrucken!)
Tanzfläche
Laufsteg
Verdunklungsmöglichkeiten
Ablagetische (z.B. bei Overhead)
Ortsbesichtigung (mit Bankett, Catering, Technikfirmen…)
Verträge abschließen
Generalprobe und/oder Raumabnahme
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Eckdaten festlegen
Beginn der Veranstaltung
Aufbauzeiten
Generalprobe
Einlass
Programmgestaltung
Abbau
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Technische Hilfsmittel
Visuelle Medien
Flipchart (Stifte)
Overheadprojektor (Folien)
Diaprojektor (ab 500 W: Dias im Glasrahmen!)
Filmprojektor
Video-/Datenprojektion
Leinwand
Laserpointer
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Audiotechnik
Beschallung
Lautsprecher
Mikrofone
Drahtlose Mikrofone
Mikrofonkette/Diskussionsanlage
Dolmetscheranlage
Abstimmanlage
Kassettenrecorder, DAT, CD-Audio, MP3, steno-s (Mitschnitt der Konferenz)
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Tagungstechnik
Telefon
Telefax
Internet-Zugang
Fotokopierer
Computer mit Datenbank
Funkanlage (für Organisation + Technik)
Anschluss 230 Volt (Verlängerungskabel)
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Raumausstattung
Rednerpult
Blumengestecke
Tischdekoration
Stellwände
Firmenlogos
Fahnen
Musik
Präsente
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Sonstiges
Tagungsbüro
Empfang
Kasse (Seminargebühr, Teilnehmergebühr)
Hostessen
Garderobe
Dia-Annahme
Journalisten
Fotografen
Kindergarten
Art der Nacharbeit planen
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Einladeaktion
Persönliche Einladung
Mailings
Infostand
Pressekonferenz
Zeitung
Fachzeitschriften
Rundfunk
Fernsehen
Handzettel
Plakate (Meldepflicht bis 1 m^² beim Ordnungsamt, über 1 m^² beim Bauamt)
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Plakatieren bei:
Schulen
Universitäten
Schaufenster
Busse
Straßenbahnen
Autos
Plakattafel
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Informationsmaterial
Info-Brief
Tagungsmappen
Pressemappen
Programm
Aufriss der Referate
Teilnehmerliste
Namensschilder
Notizpapier
Regieplan
Unterlagen für die Dolmetscher und die Technik-Firmen
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Beschilderung
Verkehrslenkung
Außenbeschilderung
Innenbeschilderung
Namensschilder
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Anreise und Unterkunft
Referenten
Mitarbeiter
Teilnehmer
Bildung von Fahrgemeinschaften
Anfahrtsskizze (Angabe von Bahnverbindungen)
Flugzeug
Auto
Bahn
U-Bahn
Straßenbahn
Bus
Taxi
Parkmöglichkeiten
Hotelreservierungen
Einzelzimmer
Doppelzimmer
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Ordnerdienste
Fahrdienst
Parkplatzeinweiser
Sanitätsdienst
Einlasskontrolle
Garderobenpersonal
Bewachungservice
	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Bewirtung
Frühstück
Konferenzgetränke
Kaffeepausen
Mittagessen
Begrüßungscocktail
Abendessen
nach oben	Wird benötigt	Ist bestellt	Ist erledigt
Rahmenprogramm
Besichtigungen
Werksbesichtigungen
Stadtrundfahrten
Damenprogramm
Kinderprogramm
Theater, Oper
Museum