PCS-Checkliste für Konferenzen und Veranstaltungen
Hier finden Sie eine hilfreiche und sehr umfassende Checkliste, die Ihnen die Planung einer Konferenz erleichtern soll.
Veranstaltung: | |
Veranstaltungsort: | |
von: | |
bis: |
| Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Allgemeines | |||
Zielsetzung Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe | |||
Leitungskreis bilden Evtl. in Untergruppen aufteilen | |||
Größe der Veranstaltung festlegen | |||
Versammlungsstättenverordnung einsehen | |||
Finanzierungsplan festlegen | |||
Termin frühzeitig festlegen (Andere Veranstaltungen, Messen, Feiertage und Urlaubszeiten beachten) | |||
Themen/Inhalte festlegen | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Art der Veranstaltung | |||
Einzelvortrag | |||
Vortragsreihe | |||
Seminar | |||
Arbeitskreis | |||
Arbeitsgruppen | |||
Podiumsdiskussion | |||
Filmreihe | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Redner/Referent frühzeitig anfragen | |||
Welche Referenten? | |||
Welche Kosten? | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Ort und Räume festlegen | |||
Tagungsräume | |||
Nebenräume, Workshopräume | |||
Tagungsbüro | |||
Raum für Dia-Annahme | |||
Ausstellungsräume | |||
Ruheräume | |||
Sanitätsräume, Erste Hilfe | |||
Garderobe | |||
Toiletten | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Bestuhlung (Beispielseite mit Abbildungen) | |||
Theaterbestuhlung (theaterstyle) | |||
Parlamentarische Sitzordnung (classroom) | |||
Fischgrätenform (chevronstyle) | |||
Blocktafel (conferencestyle) | |||
Bankettbestuhlung (round tables) | |||
Carré-Form (hollow square) | |||
Die U-Form (U-shape) | |||
E-Form (E-shape) | |||
T-Form (T-shape) | |||
Cocktailempfang mit Stehtischen (cocktail-style) | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Raumplanung Sonstiges | |||
Vorstand | |||
Podium (evtl. auf Podest?) | |||
Sitzordnung planen | |||
Platz-Namensschilder (beidseitig bedrucken!) | |||
Tanzfläche | |||
Laufsteg | |||
Verdunklungsmöglichkeiten | |||
Ablagetische (z.B. bei Overhead) | |||
Ortsbesichtigung (mit Bankett, Catering, Technikfirmen…) | |||
Verträge abschließen | |||
Generalprobe und/oder Raumabnahme | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Eckdaten festlegen | |||
Beginn der Veranstaltung | |||
Aufbauzeiten | |||
Generalprobe | |||
Einlass | |||
Programmgestaltung | |||
Abbau | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Technische Hilfsmittel | |||
Visuelle Medien | |||
Flipchart (Stifte) | |||
Overheadprojektor (Folien) | |||
Diaprojektor (ab 500 W: Dias im Glasrahmen!) | |||
Filmprojektor | |||
Video-/Datenprojektion | |||
Leinwand | |||
Laserpointer | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Audiotechnik | |||
Beschallung | |||
Lautsprecher | |||
Mikrofone | |||
Drahtlose Mikrofone | |||
Mikrofonkette/Diskussionsanlage | |||
Dolmetscheranlage | |||
Abstimmanlage | |||
Kassettenrecorder, DAT, CD-Audio, MP3, steno-s (Mitschnitt der Konferenz) | |||
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Tagungstechnik | |||
Telefon | |||
Telefax | |||
Internet-Zugang | |||
Fotokopierer | |||
Computer mit Datenbank | |||
Funkanlage (für Organisation + Technik) | |||
Anschluss 230 Volt (Verlängerungskabel) | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Raumausstattung | |||
Rednerpult | |||
Blumengestecke | |||
Tischdekoration | |||
Stellwände | |||
Firmenlogos | |||
Fahnen | |||
Musik | |||
Präsente | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Sonstiges | |||
Tagungsbüro | |||
Empfang | |||
Kasse (Seminargebühr, Teilnehmergebühr) | |||
Hostessen | |||
Garderobe | |||
Dia-Annahme | |||
Journalisten | |||
Fotografen | |||
Kindergarten | |||
Art der Nacharbeit planen | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Einladeaktion | |||
Persönliche Einladung | |||
Mailings | |||
Infostand | |||
Pressekonferenz | |||
Zeitung | |||
Fachzeitschriften | |||
Rundfunk | |||
Fernsehen | |||
Handzettel | |||
Plakate (Meldepflicht bis 1 m² beim Ordnungsamt, über 1 m² beim Bauamt) | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Plakatieren bei: | |||
Schulen | |||
Universitäten | |||
Schaufenster | |||
Busse | |||
Straßenbahnen | |||
Autos | |||
Plakattafel | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Informationsmaterial | |||
Info-Brief | |||
Tagungsmappen | |||
Pressemappen | |||
Programm | |||
Aufriss der Referate | |||
Teilnehmerliste | |||
Namensschilder | |||
Notizpapier | |||
Regieplan | |||
Unterlagen für die Dolmetscher und die Technik-Firmen | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Beschilderung | |||
Verkehrslenkung | |||
Außenbeschilderung | |||
Innenbeschilderung | |||
Namensschilder | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Anreise und Unterkunft | |||
Referenten | |||
Mitarbeiter | |||
Teilnehmer | |||
Bildung von Fahrgemeinschaften | |||
Anfahrtsskizze (Angabe von Bahnverbindungen) | |||
Flugzeug | |||
Auto | |||
Bahn | |||
U-Bahn | |||
Straßenbahn | |||
Bus | |||
Taxi | |||
Parkmöglichkeiten | |||
Hotelreservierungen | |||
Einzelzimmer | |||
Doppelzimmer | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Ordnerdienste | |||
Fahrdienst | |||
Parkplatzeinweiser | |||
Sanitätsdienst | |||
Einlasskontrolle | |||
Garderobenpersonal | |||
Bewachungservice | |||
Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt | |
Bewirtung | |||
Frühstück | |||
Konferenzgetränke | |||
Kaffeepausen | |||
Mittagessen | |||
Begrüßungscocktail | |||
Abendessen | |||
nach oben | Wird benötigt | Ist bestellt | Ist erledigt |
Rahmenprogramm | |||
Besichtigungen | |||
Werksbesichtigungen | |||
Stadtrundfahrten | |||
Damenprogramm | |||
Kinderprogramm | |||
Theater, Oper | |||
Museum |
Das Team von PCS wünscht Ihnen für Ihre Veranstaltung
viel Erfolg und gutes Gelingen!