Checkliste für Veranstaltungen - PCS GmbH

Checkliste für Veranstaltungen

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PCS-Checkliste für Konferenzen und Veranstaltungen

Hier finden Sie eine hilfreiche und sehr umfassende Checkliste, die Ihnen die Planung einer Konferenz erleichtern soll.

Allgemeines   Raumausstattung
Art der Veranstaltung   Organisation Sonstiges
Redner/Referenten   Einladeaktion
Ort und Räumlichkeiten   Plakatierungen
Bestuhlung   Infomaterial
Eckdaten festlegen   Beschilderung
Visuelle Medien   Anreise und Unterkunft
Audiotechnik   Ordnerdienste
Tagungstechnik   Bewirtung und Rahmenprogramm

Veranstaltung:
 
Veranstaltungsort:
 
von:
 
bis:
 


Wird
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Ist
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Ist
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Allgemeines



Zielsetzung
Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe



Leitungskreis bilden
Evtl. in Untergruppen aufteilen



Größe der Veranstaltung
festlegen



Versammlungsstättenverordnung
einsehen



Finanzierungsplan festlegen



Termin frühzeitig festlegen
(Andere Veranstaltungen, Messen,
Feiertage und Urlaubszeiten beachten)



Themen/Inhalte festlegen



 
Wird
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Ist
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Ist
  erledigt  
Art der Veranstaltung



Einzelvortrag



Vortragsreihe



Seminar



Arbeitskreis



Arbeitsgruppen



Podiumsdiskussion



Filmreihe



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Wird
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Ist
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Ist
  erledigt  
Redner/Referent frühzeitig
anfragen



Welche Referenten?



Welche Kosten?



 
Wird
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Ist
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Ist
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Ort und Räume festlegen



Tagungsräume



Nebenräume, Workshopräume



Tagungsbüro



Raum für Dia-Annahme



Ausstellungsräume



Ruheräume



Sanitätsräume, Erste
Hilfe



Garderobe



Toiletten



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Wird
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Ist
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Ist
  erledigt  
Bestuhlung
(Beispielseite mit Abbildungen)



Theaterbestuhlung
(theaterstyle)



Parlamentarische Sitzordnung

(classroom)



Fischgrätenform
(chevronstyle)



Blocktafel
(conferencestyle)



Bankettbestuhlung
(round tables)



Carré-Form
(hollow square)



Die U-Form
(U-shape)



E-Form
(E-shape)



T-Form (T-shape)



Cocktailempfang mit Stehtischen

(cocktail-style)



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Wird
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Ist
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Ist
  erledigt  
Raumplanung Sonstiges



Vorstand



Podium (evtl. auf Podest?)



Sitzordnung planen



Platz-Namensschilder
(beidseitig bedrucken!)



Tanzfläche



Laufsteg



Verdunklungsmöglichkeiten



Ablagetische
(z.B. bei Overhead)



Ortsbesichtigung
(mit Bankett, Catering, Technikfirmen…)



Verträge abschließen



Generalprobe und/oder Raumabnahme



 
Wird
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Ist
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Ist
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Eckdaten festlegen



Beginn der Veranstaltung



Aufbauzeiten



Generalprobe



Einlass



Programmgestaltung



Abbau



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Ist
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Technische Hilfsmittel



Visuelle
Medien



Flipchart
(Stifte)



Overheadprojektor
(Folien)



Diaprojektor
(ab 500 W: Dias im Glasrahmen!)



Filmprojektor



Video-/Datenprojektion



Leinwand



Laserpointer



 
Wird
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Ist
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Audiotechnik



Beschallung



Lautsprecher



Mikrofone



Drahtlose
Mikrofone



Mikrofonkette/Diskussionsanlage



Dolmetscheranlage



Abstimmanlage



Kassettenrecorder, DAT, CD-Audio,
MP3,
steno-s
(Mitschnitt der Konferenz)



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Ist
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Tagungstechnik



Telefon



Telefax



Internet-Zugang



Fotokopierer



Computer
mit Datenbank



Funkanlage
(für Organisation + Technik)



Anschluss 230 Volt
(Verlängerungskabel)



 
Wird
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Ist
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Ist
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Raumausstattung



Rednerpult



Blumengestecke



Tischdekoration



Stellwände



Firmenlogos



Fahnen



Musik



Präsente



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Ist
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Sonstiges



Tagungsbüro



Empfang



Kasse
(Seminargebühr, Teilnehmergebühr)



Hostessen



Garderobe



Dia-Annahme



Journalisten



Fotografen



Kindergarten



Art der Nacharbeit planen



 
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Ist
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Einladeaktion



Persönliche Einladung



Mailings



Infostand



Pressekonferenz



Zeitung



Fachzeitschriften



Rundfunk



Fernsehen



Handzettel



Plakate
(Meldepflicht bis 1 m² beim Ordnungsamt, über 1 m²
beim Bauamt)



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Wird
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Ist
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Ist
  erledigt  
Plakatieren bei:



Schulen



Universitäten



Schaufenster



Busse



Straßenbahnen



Autos



Plakattafel



 
Wird
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Ist
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Informationsmaterial



Info-Brief



Tagungsmappen



Pressemappen



Programm



Aufriss der Referate



Teilnehmerliste



Namensschilder



Notizpapier



Regieplan



Unterlagen für die Dolmetscher
und die Technik-Firmen



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Ist
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Beschilderung



Verkehrslenkung



Außenbeschilderung



Innenbeschilderung



Namensschilder



 
Wird
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Ist
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Anreise und Unterkunft



Referenten



Mitarbeiter



Teilnehmer



Bildung von Fahrgemeinschaften



Anfahrtsskizze
(Angabe von Bahnverbindungen)



Flugzeug



Auto



Bahn



U-Bahn



Straßenbahn



Bus



Taxi



Parkmöglichkeiten



Hotelreservierungen



Einzelzimmer



Doppelzimmer



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Ist
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Ordnerdienste



Fahrdienst



Parkplatzeinweiser



Sanitätsdienst



Einlasskontrolle



Garderobenpersonal



Bewachungservice



 
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Ist
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Bewirtung



Frühstück



Konferenzgetränke



Kaffeepausen



Mittagessen



Begrüßungscocktail



Abendessen



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Ist
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Rahmenprogramm



Besichtigungen



Werksbesichtigungen



Stadtrundfahrten



Damenprogramm



Kinderprogramm



Theater, Oper



Museum



Das Team von PCS wünscht Ihnen für Ihre Veranstaltung
viel Erfolg und gutes Gelingen!

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